Pełna inwentaryzacja po każdej zmianie nie jest potrzebna. Wystarczy często liczyć kilka drogich produktów, rzadko te tanie, i raz w miesiącu zrobić pełną inwentaryzację na zamknięcie.
Pełne liczenie co wieczór męczy zespół, robi się je w pośpiechu, a na koniec wychodzą liczby, którym nikt nie ufa. Harmonogram według grup daje lepszy obraz przy ułamku pracy.
Krok 1: Podzielcie produkty na trzy grupy
Weźcie zakupy z ostatniego miesiąca i posortujcie je według wartości.
- Grupa A: mało pozycji, wysoka wartość. Mięso, ryby, owoce morza, dobre sery, alkohole premium. Zwykle krótka lista, która stanowi większość wartości magazynu.
- Grupa B: średnia wartość. Nabiał, warzywa, wino domowe, napoje.
- Grupa C: dużo pozycji, niska wartość. Przyprawy, mąka, cukier, artykuły papierowe, opakowania.
Krok 2: Ustalcie częstotliwość dla każdej grupy
| Grupa | Kiedy liczycie | Jak |
|---|---|---|
| A | Przy każdym zamknięciu lub zmianie | Szybko, kilka minut |
| B | Raz w tygodniu | Stały dzień, przed zamówieniem |
| C | Raz w miesiącu | Razem z pełną inwentaryzacją |
Liczenie grupy A ma trwać kilka minut. Jeśli trwa pół godziny, lista jest za długa: zostawcie tylko to, co naprawdę boli, gdy znika.
Krok 3: Ułatwcie liczenie
- Zawsze ta sama kolejność, zgodna z układem chłodni i magazynu.
- Ta sama jednostka, w której kupujecie (kilogramy, sztuki, butelki).
- Jedna osoba liczy, druga losowo sprawdza dwie pozycje.
- Liczcie przed dostawą, nie w trakcie rozładunku.
Krok 4: Porównujcie z tym, co powinno być
Liczenie ma sens tylko wtedy, gdy porównujecie je ze stanem teoretycznym: co było, co kupiliście, co sprzedaliście według receptur. Jednorazowa różnica to zwykle błąd we wprowadzeniu. Różnica na tym samym produkcie co tydzień to wzorzec: porcje, straty albo coś, co wychodzi tylnymi drzwiami.
Krok 5: Pełna inwentaryzacja raz w miesiącu
Inwentaryzacja na koniec miesiąca daje rzeczywisty food cost i jest potrzebna księgowości. Róbcie ją co miesiąc tego samego dnia, przed otwarciem lub po zamknięciu, z tymi samymi osobami. Powtarzalność sprawia, że liczby da się porównać.
Czego przestać liczyć
- Produktów z grupy C co wieczór. Nie zmieniają żadnej decyzji.
- Otwartych opakowań co do grama. „Pół” albo „ćwierć” wystarczy.
- Wszystkiego, co liczycie, ale nigdy z niczym nie porównujecie. Jeśli liczba nie prowadzi do decyzji, odpuśćcie to liczenie.
Jak pomaga Galadier
Z Galadier stany aktualizują się same w miarę sprzedaży, więc nikt nie liczy po każdej zmianie. Widzicie, co macie teraz, co się kończy, zanim się skończy, i gdzie rzeczywisty stan odbiega od tego, co powinno być, więc robicie celowane sprawdzenie zamiast pełnego liczenia. Przeczytajcie więcej o inwentaryzacji bez liczenia, zobaczcie wszystkie funkcje i Galadier Intelligence albo umówcie prezentację.