Δεν χρειάζεται να κάνεις πλήρη απογραφή μετά από κάθε βάρδια. Αρκεί να μετράς συχνά τα λίγα ακριβά υλικά, σπάνια τα φθηνά, και να κάνεις μία πλήρη απογραφή τον μήνα για το κλείσιμο.
Η πλήρης μέτρηση κάθε βράδυ κουράζει το προσωπικό, γίνεται βιαστικά και τελικά βγάζει αριθμούς που κανείς δεν εμπιστεύεται. Ένα πρόγραμμα μέτρησης ανά κατηγορία δίνει καλύτερη εικόνα με πολύ λιγότερη δουλειά.
Βήμα 1: Χώρισε τα υλικά σε τρεις ομάδες
Πάρε τη λίστα αγορών του τελευταίου μήνα και ταξινόμησέ την κατά αξία.
- Ομάδα Α: λίγα είδη, μεγάλη αξία. Κρέατα, ψάρια, θαλασσινά, ακριβά τυριά, premium ποτά. Συνήθως είναι λίγα είδη που αντιστοιχούν στο μεγαλύτερο μέρος της αξίας.
- Ομάδα Β: μεσαία αξία. Γαλακτοκομικά, λαχανικά, κρασιά χύμα, αναψυκτικά.
- Ομάδα Γ: πολλά είδη, μικρή αξία. Μπαχαρικά, αλεύρι, ζάχαρη, χαρτικά, συσκευασίες.
Βήμα 2: Όρισε συχνότητα ανά ομάδα
| Ομάδα | Πότε μετράς | Πώς |
|---|---|---|
| Α | Στο κλείσιμο κάθε μέρας ή βάρδιας | Γρήγορη μέτρηση, λίγα λεπτά |
| Β | Μία φορά την εβδομάδα | Σταθερή μέρα, πριν την παραγγελία |
| Γ | Μία φορά τον μήνα | Με την πλήρη απογραφή |
Η μέτρηση της ομάδας Α πρέπει να διαρκεί λίγα λεπτά. Αν κρατάει μισή ώρα, η λίστα είναι μεγάλη: κράτα μόνο ό,τι πραγματικά πονάει όταν χάνεται.
Βήμα 3: Κάνε τη μέτρηση εύκολη
- Ίδια σειρά κάθε φορά, με τη διάταξη του ψυγείου και της αποθήκης.
- Ίδια μονάδα μέτρησης με αυτή που αγοράζεις (κιλά, τεμάχια, μπουκάλια).
- Ένα άτομο μετράει, άλλο ελέγχει τυχαία δύο είδη.
- Η μέτρηση γίνεται πριν την παραλαβή, όχι ενώ ξεφορτώνεται το φορτηγό.
Βήμα 4: Σύγκρινε με αυτό που έπρεπε να υπάρχει
Η μέτρηση έχει αξία μόνο όταν τη συγκρίνεις με το θεωρητικό απόθεμα: τι είχες, τι αγόρασες, τι πούλησες με βάση τις συνταγές. Αν μια διαφορά εμφανίζεται μία φορά, είναι μάλλον λάθος καταχώρισης. Αν εμφανίζεται κάθε εβδομάδα στο ίδιο υλικό, είναι μοτίβο: μερίδα, φύρα ή κάτι που φεύγει από την πόρτα.
Βήμα 5: Πλήρης απογραφή μία φορά τον μήνα
Η πλήρης απογραφή στο τέλος του μήνα χρειάζεται για το πραγματικό food cost και για τον λογιστή σου. Κάν’ την την ίδια μέρα κάθε μήνα, με το μαγαζί κλειστό ή πριν ανοίξει, και με τα ίδια άτομα. Η σταθερότητα κάνει τους αριθμούς συγκρίσιμους.
Τι να σταματήσεις να μετράς
- Είδη της ομάδας Γ κάθε βράδυ. Δεν αλλάζουν τίποτα στην απόφασή σου.
- Ανοιχτές συσκευασίες με ακρίβεια γραμμαρίου. Ένα «μισό» ή «ένα τέταρτο» αρκεί.
- Ό,τι μετράς χωρίς να το συγκρίνεις ποτέ με κάτι. Αν ο αριθμός δεν οδηγεί σε απόφαση, κόψε τη μέτρηση.
Πώς βοηθά το Galadier
Με το Galadier το απόθεμα ενημερώνεται μόνο του όσο πουλάς, οπότε δεν μετράς μετά από κάθε βάρδια. Βλέπεις τι έχεις τώρα, τι τελειώνει πριν τελειώσει, και πού το πραγματικό απόθεμα αποκλίνει από αυτό που έπρεπε να υπάρχει, για να κάνεις στοχευμένο έλεγχο αντί για γενική μέτρηση. Διάβασε περισσότερα για την απογραφή χωρίς απογραφή, δες τις λειτουργίες και το Galadier Intelligence, ή κλείσε μια επίδειξη.