Ένα σωστό κλείσιμο ημέρας έχει τρία μέρη: μετράς μετρητά και κάρτες ανά βάρδια και τα συγκρίνεις με τις πωλήσεις, εκδίδεις την αναφορά Ζ, και ελέγχεις ότι ό,τι εκδόθηκε έχει διαβιβαστεί στο myDATA. Αν το κάνεις κάθε βράδυ με την ίδια σειρά, οι διαφορές βρίσκονται την ίδια μέρα και ο μήνας κλείνει χωρίς εκπλήξεις.
Το κλείσιμο συνήθως γίνεται στο τέλος μιας κουραστικής βάρδιας, βιαστικά. Γι’ αυτό χρειάζεται μια σταθερή λίστα, όχι μνήμη.
Πριν το κλείσιμο: κλείσε όλα τα τραπέζια
- Κανένα ανοιχτό τραπέζι, καμία παραγγελία χωρίς πληρωμή.
- Οι ακυρώσεις και οι επιστροφές έχουν γίνει από το σύστημα, με αιτιολογία, όχι «θα το διορθώσουμε αύριο».
- Τα κεράσματα και οι εκπτώσεις έχουν χτυπηθεί ως τέτοια.
Βήμα 1: Μέτρα το ταμείο ανά βάρδια
Μέτρα τα μετρητά χωριστά από τις κάρτες, ανά ταμείο και ανά βάρδια, όχι μόνο στο τέλος της ημέρας. Όταν δύο βάρδιες μοιράζονται ένα συρτάρι, μια διαφορά δεν μπορεί να εξηγηθεί.
- Μετρητά: ό,τι υπάρχει στο συρτάρι μείον το αρχικό ταμείο (ρέστα).
- Κάρτες: το σύνολο από το τερματικό καρτών, σε σύγκριση με τις πληρωμές καρτών του συστήματος.
- Φιλοδωρήματα: χωριστά, ώστε να μην ανακατεύονται με τον τζίρο.
Βήμα 2: Σύγκρινε με τις πωλήσεις
Η διαφορά ανάμεσα σε αυτό που μέτρησες και σε αυτό που έπρεπε να υπάρχει είναι η απόκλιση της βάρδιας. Μικρές αποκλίσεις συμβαίνουν. Αυτό που έχει σημασία είναι να εξηγούνται. Αν βλέπεις επαναλαμβανόμενη διαφορά, διάβασε γιατί το ταμείο βγαίνει λειψό.
Βήμα 3: Έκδωσε την αναφορά Ζ
Η Ζ συγκεντρώνει τις πωλήσεις της ημέρας ανά συντελεστή ΦΠΑ και τρόπο πληρωμής. Πριν την εκδώσεις:
- Βεβαιώσου ότι δεν υπάρχουν ανοιχτές συναλλαγές.
- Έλεγξε ότι το σύνολο καρτών της Ζ συμφωνεί με το τερματικό καρτών.
- Κράτα τη Ζ μαζί με τη μέτρηση της βάρδιας, ψηφιακά ή σε φάκελο ημέρας.
Βήμα 4: Έλεγξε τη διαβίβαση στο myDATA
Κάθε παραστατικό που εκδόθηκε μέσα στη μέρα πρέπει να έχει διαβιβαστεί. Ο έλεγχος την ίδια μέρα είναι εύκολος. Ο έλεγχος στο τέλος του μήνα σημαίνει ψάξιμο σε εκατοντάδες αποδείξεις. Για το τι στέλνεις και τι πάει στραβά, δες τον οδηγό myDATA για εστιατόρια.
Βήμα 5: Κράτα ένα σύντομο ημερολόγιο
Δύο γραμμές ανά ημέρα αρκούν: σύνολο πωλήσεων, απόκλιση ταμείου και αιτία αν είναι γνωστή, ό,τι εκκρεμεί. Στο τέλος του μήνα, το κλείσιμο μήνα γίνεται σχεδόν μόνο του.
Λίστα ελέγχου για κάθε βράδυ
| Έλεγχος | Έγινε |
|---|---|
| Όλα τα τραπέζια κλειστά | ☐ |
| Ακυρώσεις και εκπτώσεις με αιτιολογία | ☐ |
| Μετρητά μετρημένα ανά βάρδια | ☐ |
| Κάρτες συμφωνούν με το τερματικό | ☐ |
| Φιλοδωρήματα χωριστά | ☐ |
| Αναφορά Ζ εκδόθηκε | ☐ |
| Παραστατικά διαβιβάστηκαν στο myDATA | ☐ |
Πώς βοηθά το Galadier
Με το Galadier η Ζ κλείνει μόνη της και κάθε απόδειξη φεύγει αυτόματα στο myDATA, οπότε το βράδυ δεν περιμένεις τίποτα. Βλέπεις το ταμείο κάθε βάρδιας με μετρητά και κάρτες χωριστά και μαθαίνεις για μια διαφορά την ίδια μέρα. Δες όλες τις λειτουργίες και τις τιμές, ή μίλησε μαζί μας.