“Ile kosztuje POS?” to złe pytanie, i to pytanie, które większość dostawców chce, żebyście zadali, bo odpowiedź (“od X zł miesięcznie”) brzmi klarownie i wprowadza w błąd. Prawdziwy koszt systemu dla restauracji to nie abonament. To suma sprzętu, abonamentu, prowizji transakcyjnych, kosztów ukrytych i, najbardziej podstępnego, tego, ile kosztuje was ewentualne odejście. Ten artykuł rozkłada każdy element, byście mogli policzyć całkowity koszt posiadania dla własnego lokalu, zamiast porównywać ceny z cennika, które w ogóle się nie porównują.
Jedna uwaga: nie znajdziecie tu “dostawca X liczy tyle”. Ceny się zmieniają, pakiety się zmieniają, każdy lokal ma inne potrzeby. Znajdziecie tu kategorie kosztu i właściwe pytania, a te się nie starzeją.
Pięć kategorii kosztu
Każdy POS, niezależnie od dostawcy, kosztuje was na pięciu osiach. Porównując dwie oferty, patrząc tylko na jedną, niemal na pewno porównujecie złą rzecz.
1. Sprzęt
Terminale lub tablety, drukarki kuchenne i barowe, urządzenie fiskalne, ekran KDS, szuflady kasowe, skanery, terminale przenośne do zamawiania przy stoliku. Modele różnią się tu wyraźnie:
- Zakup na własność: jedna płatność, sprzęt jest wasz. Wyższy koszt początkowy, ale przewidywalny.
- Wynajem lub leasing: niski koszt początkowy, opłata miesięczna. Wygodne na początku, ale w perspektywie trzech lat często droższe niż zakup, a sprzęt nigdy nie staje się wasz.
- Własny sprzęt: rozwiązania działające na tabletach czy komputerach, które być może już macie, co znacznie obniża pozycję sprzętową.
Właściwe pytanie to nie “ile kosztuje tablet”, tylko “jeśli terminal padnie w zatłoczoną sobotę, jak szybko i tanio go wymienię, i czy jestem przywiązany do jednego, konkretnego, drogiego modelu?“
2. Abonament oprogramowania
Miesięczna lub roczna opłata za sam system. Tu kryje się większość drobnego druku:
- Za terminal czy za lokal. Niektóre systemy liczą za terminal. Jeśli macie cztery stanowiska, “niska” cena mnoży się razy cztery.
- Pakiety warstwowe. Podstawowy poziom rzadko ma to, czego naprawdę potrzebujecie (inwentaryzacja, food cost, raporty, wiele lokalizacji). Funkcje, które robią robotę, często są w drogim poziomie.
- Opłaty za moduły. Inwentaryzacja dodatkowo, program lojalnościowy dodatkowo, raporty dodatkowo. Cena z cennika to szkielet; system, który faktycznie będziecie prowadzić, to suma dodatków.
Porównując abonamenty, porównujcie tę samą listę funkcji, a nie najtańszy pakiet jednego dostawcy z najdroższym drugiego.
3. Prowizje transakcyjne
To koszt, który działa po cichu i sumuje się bardziej, niż byście się spodziewali. Wiele systemów, zwłaszcza tych reklamujących “niski lub zerowy abonament”, zarabia na procencie od każdej transakcji kartą. W lokalu o wysokim wolumenie i niskim średnim rachunku ten procent może znacznie przewyższyć to, co zapłacilibyście przy zwykłym abonamencie.
Dwie rzeczy do sprawdzenia:
- Czy obsługa płatności jest powiązana z POS? Niektóre systemy zmuszają do własnego operatora płatności po własnej stawce. Inne pozwalają przynieść własnego i wynegocjować lepszą stawkę.
- Opłaty od zamówień bezpośrednich i dostaw. Jeśli system bierze prowizję od waszych własnych zamówień online, to koszt, który można wyeliminować właściwym wyborem.
Nie podajemy tu konkretnych procentów, bo się zmieniają i zależą od negocjacji. Zawsze jednak policzcie: abonament miesięczny + (procent × miesięczny przychód z kart). “Tani” pakiet często staje się droższy w momencie, gdy podstawicie własny wolumen.
4. Koszty ukryte i jednorazowe
Rzeczy, których nie ma w ofercie, a które pojawiają się później:
- Wdrożenie i szkolenie. Konfiguracja, wprowadzenie menu, szkolenie personelu. Część dostawców to wlicza, część liczy osobno.
- Wsparcie. 24/7 z człowiekiem w trakcie napiętego wieczoru, czy odpowiedź mailem po dwóch dniach? W restauracji ta różnica decyduje, czy zamykacie w sobotę.
- Aktualizacje i zgodność z przepisami. Zasady się zmieniają (np. wymogi dotyczące fakturowania elektronicznego). Czy aktualizacje są w cenie abonamentu, czy to dodatkowa opłata?
- Terminale sezonowe. Jeśli sierpień wymaga dwóch dodatkowych stanowisk, można je dodać tymczasowo, czy trzeba płacić za cały rok za coś, co używacie trzy miesiące?
5. Uzależnienie od dostawcy: koszt odejścia
Najbardziej niedocenianą pozycją. Zanim podpiszecie, zapytajcie, jak wyjść:
- Czyje są wasze dane? Możecie wyeksportować klientów, historię sprzedaży, receptury i stan magazynowy w otwartym formacie, czy zostają zamknięte w systemie?
- Zobowiązania umowne. Wieloletnie umowy z karami za wcześniejsze wyjście zamieniają “tani” abonament miesięczny w kosztowne zobowiązanie.
- Sprzęt przywiązany do systemu. Jeśli terminale działają wyłącznie z oprogramowaniem dostawcy, zmiana systemu oznacza wyrzucenie sprzętu.
Uzależnienie od dostawcy nie widać w koszcie pierwszego roku. Widać je w roku, w którym chcecie zmienić system i okazuje się, że nie możecie, albo że kosztuje to tyle, co cały nowy system.
Jak policzyć prawdziwy koszt całkowity
Nie porównujcie cen miesięcznych. Zbudujcie koszt trzyletni dla każdego kandydata, bo wtedy sprzęt i wdrożenie są już zamortyzowane i widać, ile naprawdę płacicie:
Koszt całkowity (3 lata) =
sprzęt (zakup lub 36 x wynajem)
+ 36 x abonament miesięczny (na poziomie, którego naprawdę potrzebujecie)
+ 36 x (procent prowizji x miesięczny przychód z kart)
+ wdrożenie / szkolenie
+ szacowany koszt dodatków (terminale sezonowe, moduły)
− wartość, którą oszczędzacie (np. 0% prowizji od zamówień bezpośrednich)Policzcie to w tej formie, a dzieją się dwie rzeczy. Po pierwsze, “tanie” systemy z prowizją od transakcji często wychodzą drożej niż “drogie” systemy z płaskim abonamentem, gdy podstawicie własny wolumen. Po drugie, różnica między dwoma systemami rzadko jest tam, gdzie się jej spodziewaliście.
Koszt, którego nie ma na fakturze: stracony czas
Jest kategoria, której żaden koszt całkowity nie ujmuje w złotówkach, a często jest największa ze wszystkich: czas, który zjada zły system. POS, który się zawiesza w rush hour, który potrzebuje trzech dotknięć zamiast jednego, który nie zamyka się poprawnie na koniec miesiąca i wysyła was na poszukiwania, kosztuje godziny personelu, utracone zamówienia i frustrację, której nikt nigdzie nie zafakturuje.
Odwrotnie, system, w którym magazyn śledzi się sam, zamknięcie miesiąca to jeden eksport, a food cost jest na bieżąco, oszczędza wam godziny co tydzień. Te godziny mają wartość, nawet jeśli nie widać ich na fakturze.
Co sprawdzić przed podpisaniem
- Poproście o wycenę pozycja po pozycji, a nie “od X zł miesięcznie”. Sprzęt, abonament za terminal, prowizje, wdrożenie, wsparcie, punkt po punkcie.
- Podstawcie własny przychód i liczbę terminali. Cena z cennika jest dla hipotetycznego lokalu, nie waszego.
- Zapytajcie wprost o wyjście. Eksport danych, długość umowy, co dzieje się ze sprzętem.
- Porównujcie ten sam zestaw funkcji. Inaczej porównujecie jabłka z gruszkami.
Gdzie stoimy
Nie powiemy wam, że Galadier jest “najtańszy”, bo najtańszy zależy od waszego lokalu. Powiemy, że zbudowaliśmy go, by był przejrzysty kosztowo i wolny od uzależnienia od dostawcy: wasze dane są wasze i eksportują się na żądanie, zamówienia bezpośrednie działają na 0% prowizji, a funkcje, które robią robotę, inwentaryzacja, food cost, KDS, raporty, nie są “dodatkowym modułem”, który nadmuchuje rachunek, gdy już się zaangażujecie.
Zobaczcie, co obejmuje każdy plan, na stronie funkcji i w szczegółowym cenniku. A jeśli chcecie policzyć koszt całkowity razem, na własnych liczbach, przychodzie, liczbie terminali, wolumenie kart, umówcie demo, a zbudujemy go punkt po punkcie, bez drobnego druku.